Buchhaltung für ausländische Gesellschaften: Buchführung, Abschlüsse, Steuern

Ihr Fall

Wählen Sie die Situation, die Ihrer am nächsten kommt: kurz dazu, was wir tun, und zum ersten Schritt.

Was die Buchhaltung für ausländische Gesellschaften umfasst

Die Buchhaltung für ausländische Gesellschaften umfasst die laufende Buchführung, Steuererklärungen und den Jahresabschluss im Sitzland, für einen Inhaber aus der Ukraine zusätzlich den CFC-Bericht. Diesen gesamten Umfang übernehmen wir im Outsourcing und führen ihn nach den Regeln der jeweiligen Jurisdiktion.

Buchführung im Laufe des Jahres

• Buchhaltung. Wir verbuchen Kontoauszüge, Rechnungen, Verträge und Ausgaben, gleichen Salden mit Bank und Zahlungsdiensten ab und führen die Bücher in der Währung der Gesellschaft.
• Umsatzsteuer. Registrierung als Steuerpflichtiger, Umsatzsteuererklärungen, VIES-Meldungen für innergemeinschaftliche Umsätze, OSS- und IOSS-Verfahren für Verkäufe an Privatpersonen in anderen EU-Ländern, wenn Sie diese brauchen.
• Lohnabrechnung. Gehälter für Direktor und Mitarbeiter, Steuern und Abgaben, Meldungen an Finanzamt und Sozialversicherung des Sitzlandes. Mehr dazu: Lohnabrechnung und Gehaltsberechnung.
• Belege. Wir achten darauf, dass jede Zahlung durch einen Vertrag oder eine Rechnung gedeckt ist: Das erwarten Prüfer und Bank gleichermaßen.

Jahresabschluss und Gesellschaftsmeldungen

• Jahresabschluss nach nationalen Standards oder nach IFRS, wenn Gesetz, Bank oder Investor das verlangen.
• Körperschaftsteuererklärung und Steuerberechnung, einschließlich Vorauszahlungen, wo diese Pflicht sind.
• Gesellschaftsmeldungen: Confirmation Statement im Vereinigten Königreich, Jahresmeldung an das Register auf Zypern, Angaben zu wirtschaftlich Berechtigten, Daten zur wirtschaftlichen Substanz.
• Abschlussprüfung. Wo sie Pflicht ist, bereiten wir das Paket für den Prüfer vor, beantworten seine Fragen und begleiten den Abschluss bis zum unterzeichneten Bestätigungsvermerk.
• Verrechnungspreise. Arbeitet die Gesellschaft mit ukrainischen verbundenen Personen, stimmen wir Preise und Dokumentation ab: Verrechnungspreise.

Ukrainische Seite

• CFC-Bericht für den in der Ukraine steuerlich ansässigen Inhaber, mit Berechnung des bereinigten Gewinns und beglaubigtem Jahresabschluss der Gesellschaft. Siehe kontrollierte ausländische Gesellschaften und Jahresabschluss einer CFC erstellen.

Jahresabschluss nach Ländern: was die Gesellschaft wo einreicht

Jede Jurisdiktion verlangt eigene jährliche Meldungen mit unterschiedlichen Fristen: von 3 Monaten für die Erklärung CIT-8 in Polen bis zu 13 Monaten für die Erklärung TD4 auf Zypern. Unten die wichtigsten Pflichten in sechs gefragten Jurisdiktionen, Stand September 2026.

Seit dem 18. November 2025 gilt im Vereinigten Königreich die Pflicht zur Identitätsprüfung von Direktoren und PSC bei Companies House. Für bestehende Gesellschaften läuft eine 12-monatige Übergangsfrist: Amtierende Direktoren bestätigen die Prüfung mit dem nächsten Confirmation Statement, deshalb tritt die Frist für viele Gesellschaften vor November 2026 ein. Ab April 2028 nimmt Companies House Abschlüsse nur noch über Buchhaltungssoftware im Format iXBRL an, verkürzte Abschlüsse (abridged) entfallen, kleine und Kleinstgesellschaften reichen dann auch die Gewinn- und Verlustrechnung ein.

Details zu einzelnen Ländern: Buchhaltung im Vereinigten Königreich, Buchhaltung für LLC und Corporation in den USA, Buchhaltung in Dubai und den VAE, Buchhaltungsleistungen auf Zypern. Die Buchhaltung in Polen, Estland und anderen EU-Ländern führen wir mit Partnern in den Jurisdiktionen, die Verantwortung Ihnen gegenüber tragen wir.

Wie die Buchhaltung der Gesellschaft mit dem CFC-Bericht in der Ukraine zusammenhängt

Der CFC-Bericht beruht auf dem Jahresabschluss der ausländischen Gesellschaft, deshalb wirken Fehler oder Verzögerungen in ihrer Buchhaltung direkt auf die ukrainischen Meldungen des Inhabers. Wir betreuen beide Seiten mit einem Team und gleichen die Zahlen vor der Einreichung ab.

Wer einreicht und wann

• Den Bericht reicht ein ukrainischer Steueransässiger ein, der eine ausländische Gesellschaft kontrolliert: mit mehr als 50 Prozent der Anteile, mit mehr als 10 Prozent bei gemeinsamer Kontrolle von Ansässigen ab 50 Prozent oder durch tatsächliche Kontrolle.
• Eine natürliche Person reicht den Bericht zusammen mit der jährlichen Erklärung über Vermögen und Einkommen ein, für 2025 bis 1. Mai 2026. Eine juristische Person reicht ihn zusammen mit der Gewinnsteuererklärung ein.
• Ist der Abschluss der Auslandsgesellschaft noch nicht fertig, kann ein verkürzter Bericht eingereicht werden und der vollständige bis Ende des folgenden Kalenderjahres. Für 2025 ist das der 31. Dezember 2026.
• Der Bericht wird für jede kontrollierte Gesellschaft gesondert eingereicht, beigefügt werden beglaubigte Kopien ihres Jahresabschlusses.

Bereinigter Gewinn

Der Gewinn einer CFC wird anhand des Jahresabschlusses ermittelt und nach den Regeln des Steuergesetzbuchs der Ukraine bereinigt. Das Gesetzbuch sieht Befreiungsgründe vor, etwa wenn das Gesamteinkommen aller CFC des Inhabers im Jahr 2 Mio. Euro nicht übersteigt. Der Bericht wird trotzdem eingereicht. Ob der CFC-Gewinn in der Ukraine besteuert wurde, bestimmt auch die Besteuerung künftiger Dividenden, deshalb rechnen wir vor der Ausschüttungsentscheidung.

Strafen während des Kriegsrechts

Nach dem Gesetz Nr. 4113-IX vom 04.12.2024 werden für Verstöße bei der CFC-Berichterstattung, begangen ab dem 1. Januar 2022 bis zum Ende des Monats, in dem das Kriegsrecht endet, keine Strafen verhängt, sofern der Inhaber seine CFC-Pflichten innerhalb von sechs Monaten nach Ende des Kriegsrechts erfüllt. Die Pflicht zur Einreichung der Berichte bleibt bestehen. Wird diese Sechsmonatsfrist versäumt, gelten die Strafen in vollem Umfang, deshalb sollten die Berichte für die Vorjahre rechtzeitig in Ordnung gebracht werden.

Dividenden und Devisengeschäfte

Die Auszahlung von Dividenden an den Inhaber in der Ukraine läuft über die Bank und unterliegt den Devisenkontrollregeln der Nationalbank der Ukraine (NBU), die sich während des Kriegsrechts ändern. Auszahlungsweg, Steuer im Sitzland und Steuer in der Ukraine stimmen wir ab, bevor die Gesellschaft über Dividenden beschließt.

Laufende Betreuung: wie wir monatlich und zum Jahresende arbeiten

Die laufende buchhalterische Betreuung folgt dem Pflichtenkalender der Gesellschaft: Jeden Monat schließen wir die Buchführung ab, zum Jahresende erstellen wir Abschluss und Erklärungen. Der Kunde übergibt Unterlagen und trifft Entscheidungen, den Rest erledigen wir.

Jeden Monat oder jedes Quartal

1. Wir erhalten Auszüge von Banken und Zahlungsdiensten, Rechnungen und Verträge über einen gemeinsamen Kanal für den Dokumentenaustausch.
2. Wir verbuchen die Vorgänge und fordern fehlende Belege und Erläuterungen zu größeren Zahlungen an.
3. Wir rechnen Löhne ab, berechnen die Umsatzsteuer, reichen die periodischen Erklärungen ein und teilen die fälligen Beträge mit.
4. Wir senden einen kurzen Bericht: Salden, Umsatz und Ausgaben, nächste Meldefristen.

Zum Jahresende

1. Wir schließen das Jahr ab: Abstimmungen mit Bank, Geschäftspartnern und verbundenen Gesellschaften, Abgrenzungen, Kursdifferenzen.
2. Wir erstellen den Jahresabschluss und stimmen ihn mit dem Direktor ab.
3. Ist eine Prüfung nötig, übergeben wir dem Prüfer das Paket und beantworten seine Anfragen.
4. Wir reichen den Abschluss beim Register und die Körperschaftsteuererklärung ein und übermitteln die jährlichen Gesellschaftsformulare.
5. Wir erstellen den CFC-Bericht für den Inhaber in der Ukraine und gleichen ihn mit dem Abschluss der Gesellschaft ab.

Berichte für Inhaber und Bank

Auf Wunsch erstellen wir Managementberichte: Umsatz und Ausgaben nach Geschäftsbereichen, Cashflow, Verrechnungen zwischen den Gesellschaften der Gruppe. Für die Bank erstellen wir Zwischenabschlüsse und Erläuterungen dazu, wenn sie diese im Rahmen der Kundenprüfung anfordert. Prüft ein Investor oder Käufer die Gesellschaft, stellen wir das Paket zu Buchhaltung und Steuern für die benötigten Jahre zusammen.

Alle Fristen führen wir in einem gemeinsamen Kalender für jede Gesellschaft. Auf Meldungen, die eine Entscheidung oder Unterschrift des Direktors erfordern, weisen wir rechtzeitig hin.

Fristen für Übernahme und Aufarbeitung der Buchhaltung

Die Übernahme einer Gesellschaft mit laufender Buchführung dauert üblicherweise einige Wochen, die Aufarbeitung der Buchhaltung für Vorjahre länger, abhängig vom Umfang der Vorgänge. Die amtlichen Abgabefristen sagen nichts über die Dauer unserer Arbeit aus: Es sind die spätesten Termine, bis zu denen alles eingereicht sein muss.

• Gesellschaft mit aktueller Buchführung. Üblicherweise dauert nach unserer Erfahrung die Übergabe vom bisherigen Buchhalter samt Zugängen 2–4 Wochen.
• Ein Jahr ohne Buchführung. Üblicherweise dauern nach unserer Erfahrung Aufarbeitung und Jahresabschluss 1–2 Monate.
• Rückstände über mehrere Jahre, Prüfung oder Löschung aus dem Register. Üblicherweise nach unserer Erfahrung 2–4 Monate; sind Prüfung und Wiedereintragung ins Register nötig, kann es länger dauern.
• CFC-Bericht. Üblicherweise erstellen wir ihn nach unserer Erfahrung in 1–2 Wochen, sobald der Abschluss der Gesellschaft fertig ist.

Die Dauer hängt vom Einzelfall, von Details, der Arbeit der Behörden und höherer Gewalt ab. Bleibt bis zur Abgabefrist wenig Zeit, schließen wir zuerst die teuerste Verspätung und dann den Rest.

Wovon die Kosten abhängen, wenn Sie die Buchhaltung auslagern

Die Kosten für ausgelagerte Buchhaltung berechnen wir individuell, nachdem wir die Gesellschaft kennengelernt haben. Sie hängen vom Arbeitsumfang und von den Pflichten ab, die die Jurisdiktion vorgibt.

• Zahl der Vorgänge: Bankkonten, Zahlungsdienste, Zahl der Rechnungen und Zahlungen pro Monat.
• Umsatzsteuer: Registrierung, OSS oder IOSS, innergemeinschaftliche Umsätze.
• Lohnabrechnung: Zahl der Mitarbeiter und angestellten Direktoren.
• Abschlussprüfung: gesetzlich vorgeschrieben oder auf Verlangen von Bank und Partnern.
• Zahl der Gesellschaften in der Struktur und Geschäfte zwischen ihnen.
• Zustand der Buchhaltung: Verspätungen und Aufarbeitung vergangener Perioden.
• CFC-Bericht und Zahl der kontrollierenden Personen in der Ukraine.

Wir arbeiten auf Vertragsbasis und legen darin Umfang, Fristen und Kosten fest.

Welche Unterlagen Sie brauchen, um uns die Buchhaltung zu übergeben

Für den Start genügen Gründungsunterlagen, Kontoauszüge und Zugang zu den Steuerkonten der Gesellschaft. Alles Weitere fordern wir selbst per Liste an.

• Registrierungsunterlagen: Zertifikat, Satzung, Register der Gesellschafter und Direktoren.
• Auszüge aller Bankkonten und Zahlungsdienste für den Buchungszeitraum.
• Verträge mit wichtigen Kunden und Lieferanten, Rechnungen, Leistungsnachweise.
• Frühere Abschlüsse und Erklärungen, wenn die Gesellschaft schon länger tätig ist.
• Zugänge oder Vollmacht für Steuerportale und Register: HMRC und Companies House, e-Business Register, EmaraTax und weitere je nach Land.
• Mitarbeiterdaten, wenn Löhne gezahlt werden.
• Für den CFC-Bericht Angaben zu den kontrollierenden Personen und ihren Anteilen.

Typische Probleme in der internationalen Buchhaltung und wie wir sie vermeiden

Am häufigsten entstehen Probleme durch versäumte Fristen, Abweichungen zwischen der Buchführung im Ausland und dem CFC-Bericht und Fragen der Bank zum Abschluss. Jedem davon lässt sich leichter vorbeugen, als es nachträglich zu beheben.

• Verspätete Abschlüsse und Strafen. Im Vereinigten Königreich steigt die Strafe für verspätete Abschlüsse mit der Dauer der Verspätung, in Estland kann das Register Geldsanktionen gegen Vorstandsmitglieder verhängen. Wir führen einen Pflichtenkalender für jede Gesellschaft und beginnen den Jahresabschluss früh.
• Löschung aus dem Register. Nicht eingereichte Abschlüsse sind im Vereinigten Königreich und in Estland ein Grund für die Zwangslöschung, die Konten einer gelöschten Gesellschaft werden gesperrt. Wir verfolgen den Status der Gesellschaft im Register und beantworten die Schreiben des Registers.
• Anfragen der Bank. Banken fordern im Rahmen des KYC Jahresabschlüsse, Erläuterungen zu Geschäftspartnern und zur Mittelherkunft an. Wir bereiten Abschluss und Erläuterungen so vor, dass die Antwort auf eine Anfrage Tage dauert.
• Abweichungen zum CFC-Bericht. Die Zahlen im CFC-Bericht müssen mit dem Jahresabschluss der Gesellschaft übereinstimmen. Wir erstellen beides in einem Team und gleichen es vor der Einreichung ab.
• Fehler bei der Umsatzsteuer auf EU-Verkäufe. Digitale Dienstleistungen und Waren an Privatpersonen in anderen EU-Ländern unterliegen der Umsatzsteuer des Käuferlandes. Wir registrieren die Gesellschaft bei Bedarf für OSS oder IOSS und gleichen die Erklärungen mit den Daten der Zahlungsdienste ab.
• Geschäfte mit verbundenen Gesellschaften. Darlehen und Leistungen zwischen den Gesellschaften des Inhabers ohne Verträge und marktübliche Bedingungen führen zu Fragen der Steuerbehörden in beiden Ländern. Wir dokumentieren solche Geschäfte im Voraus.
• Geänderte Regeln. Im letzten Jahr haben sich der Steuersatz auf Zypern, die dortigen Erklärungsfristen, die Anforderungen von Companies House und die Rechnungsstellung in Polen geändert. Wir berücksichtigen die Änderungen in der Arbeit und weisen auf diejenigen hin, die Ihre Gesellschaft betreffen.

So starten Sie

Schreiben Sie uns Sitzland, Registernummer der Gesellschaft und was demnächst einzureichen ist. Innerhalb eines Werktags antworten wir, welche Pflichten die Gesellschaft hat und welche Fristen drängen, und schlagen einen Arbeitsplan vor.

Starten können Sie mit einer kostenlosen Beratung. Gibt es noch keine Gesellschaft, helfen wir bei der Wahl der Jurisdiktion und der Gründung: Firmengründung im Ausland.

Weitere Leistungen für internationale Unternehmen

Quellen

GOV.UK: Life of a company, jährliche Pflichten und Abschlüsse (Companies House); GOV.UK: Companies House bestätigt die Identitätsprüfung ab 18. November 2025; PwC Worldwide Tax Summaries: Zypern, Steuerverwaltung für Unternehmen; Polnisches Finanzministerium: KSeF, Rechtsgrundlagen und wichtige Termine; Estnische Steuer- und Zollbehörde: Steuersätze; Finanzministerium der VAE: Ministerialbeschluss Nr. 84 von 2025 über geprüfte Abschlüsse; IRS: Anleitung zu Form 5472; Ukrainische Steuerbehörde DPS (über dtkt.ua): CFC-Strafen während des Kriegsrechts, Gesetz Nr. 4113-IX. Material geprüft und aktualisiert am 25.09.2026.